AFFINITY DESIGNS LLC
Asistente Ejecutivo del CEO
Tiempo completo • New York
Beneficios:
- Acuerdo de Reembolso de Salud con Cobertura Individual (ICHRA)
- Bonificación basada en el rendimiento
- Partidos de la empresa
- Tiempo libre remunerado
Resumen
Buscamos una Secretaria detallista y proactiva para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal poseerá sólidas habilidades organizativas y un compromiso con proporcionar un apoyo administrativo excepcional. Este puesto es esencial para garantizar el buen funcionamiento de nuestra oficina, facilitar la comunicación y gestionar diversas tareas administrativas.
Apoyo ejecutivo
Buscamos una Secretaria detallista y proactiva para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal poseerá sólidas habilidades organizativas y un compromiso con proporcionar un apoyo administrativo excepcional. Este puesto es esencial para garantizar el buen funcionamiento de nuestra oficina, facilitar la comunicación y gestionar diversas tareas administrativas.
Apoyo ejecutivo
- Gestiona el calendario del CEO, programa reuniones y coordina citas.
- Prepara agendas, toma actas y haz seguimiento de los puntos de acción en reuniones internas y externas.
- Organizar los trámites nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamientos e itinerarios.
Gestión de la Comunicación
- Redactar, revisar y gestionar correspondencia de alto nivel, correos electrónicos, memorandos e informes.
- Actúa como enlace entre el CEO y los grupos de interés internos y externos.
- Filtra y prioriza las comunicaciones y consultas entrantes.
Confidencialidad y discreción
- Maneja la información sensible con un alto grado de integridad y confidencialidad.
- Mantener una estricta discreción en todos los asuntos relacionados con el liderazgo ejecutivo y los asuntos corporativos.
Contabilidad ligera y administración financiera
- Emitir cheques y procesar pagos a proveedores y proveedores de servicios
- Ayuda con el seguimiento de los gastos y el mantenimiento de los registros financieros
- Ayuda a conciliar cuentas básicas y organizar recibos y facturas
- Mantener registros precisos de las transacciones y los calendarios de pagos
- Coordina con contables externos o personal financiero cuando sea necesario
- Este puesto no requiere responsabilidades contables completas, pero se prefiere familiarizarse con los procesos básicos de contabilidad.
Coordinación Administrativa
- Mantener y organizar documentos, archivos y registros importantes de la empresa.
- Ayudar en la preparación y coordinación de reuniones, informes y presentaciones de la junta.
- Gestiona informes de gastos, facturas y otra documentación financiera para el CEO.
- Gestionar el material de oficina, el equipamiento y la coordinación de proveedores
- Ayuda en la preparación de documentos, introducción de datos y mantenimiento de registros internos
- Ayuda a mantener flujos de trabajo organizados entre departamentos
- Coordinarse con otros departamentos para proyectos, seguimientos y ejecución de decisiones ejecutivas.
- Ayudar en tareas administrativas como atender llamadas, puertas y similares.
Cualificaciones
- Habilidades organizativas demostradas con la capacidad de gestionar múltiples tareas simultáneamente.
- Buena etiqueta telefónica y habilidades interpersonales para comunicarse eficazmente con clientes y colegas.
- Se prefiere experiencia en prácticas de gestión de oficinas.
- Conocer DocuSign o plataformas similares de firma electrónica es una ventaja.
- Capacidad para planificar eventos de forma eficiente mientras gestionan presupuestos y plazos.
- Es competente en la corrección de textos para garantizar una documentación de alta calidad.
- La experiencia previa en puestos de atención al cliente es ventajosa.
- Capacidad demostrada para proporcionar apoyo administrativo ejecutivo en un entorno acelerado.
- Fuerte alfabetización informática, incluyendo dominio de Microsoft Office Suite o software equivalente.
- Experiencia demostrada como Secretario Ejecutivo, Asistente Ejecutivo o un puesto similar en la industria de la joyería.
- Conocimiento profundo de gemas, diamantes y joyería fina y de moda.
- Dominio de Outlook Calendar para una programación y gestión de calendarios eficazes.
- Fuerte alfabetización informática con experiencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
- Excelentes habilidades organizativas con una gran atención al detalle.
- Capacidad para escribir de forma eficiente manteniendo la precisión en la documentación.
- Sólidas habilidades administrativas con experiencia en la gestión sistemática de archivos y registros.
- Capacidad probada para manejar información confidencial con discreción.
- Habilidades de comunicación efectivas, tanto escritas como verbales, para interactuar profesionalmente con el personal en todos los niveles.
- Alto nivel de profesionalidad.
Compensación: 65.000,00 $ - 70.000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)